Servicegemeente Dordrecht – digitale oplossingen voor efficiënter vastgoedbeheer

Papieren dossiers, verspreide netwerkschijven en mailboxen: voorheen heel normale plekken om je vastgoeddata op te slaan. Maar dit maakte het beheren van gegevens van een groot vastgoedportfolio ook lastig. Met ruim 400 objecten, verspreid over zes gemeenten, was een nieuwe aanpak nodig. Servicegemeente Dordrecht koos voor een kanteling naar datagestuurd onderhoud, en besloot daarvoor o.a. te werken met Aespect.

Alle gegevens op een centrale plek

Aespect maakt het voor de gemeente mogelijk om hun vastgoed te digitaliseren en gegevens op een centrale plek te beheren. “Elk gebouw heeft zijn eigen onderhoudsbehoeften, en met deze tool kunnen we een digital twin maken van al onze panden”, zegt Bob Proper, dataspecialist vastgoed. Dit geeft de gemeente de mogelijkheid zo veel efficiënter gegevens te raadplegen en te beheren.

Naast andere pakketten helpt Aespect in het digitaliseren van het vastgoed. “Elk gebouw kent zijn eigen onderhoudsbehoeften. Met Aespect visualiseren we de digital twin”, licht de dataspecialist toe. Samen met Aespect zorgt de software ervoor dat gegevens centraal kunnen worden geraadpleegd.

Meer controle bij complex vastgoed

De voordelen van digital twins worden vooral duidelijk bij complexe gebouwen zoals monumenten en multifunctionele accommodaties. Deze panden hebben vaak meerdere bouwdelen en gebruikers, waardoor overzicht en nauwkeurigheid cruciaal zijn. “Aespect maakt het makkelijker om een 0-meting vast te leggen en veranderingen te monitoren. Zo zien we niet alleen de staat van het gebouw, maar kunnen we ook gericht onderhoud plannen”, aldus Bob.

Subsidieaanvragen voor monumenten zijn vaak complex en tijdrovend, maar Aespect neemt veel werk uit handen. “Met een paar klikken exporteer je een visueel overzicht, onderhoudsniveaus en de benodigde werkzaamheden,” legt de dataspecialist uit. “Alles wat je nodig hebt, staat overzichtelijk op één plek.”

Locatiebezoeken nuttig inzetten

De mogelijkheid om vastgoed in 3D te visualiseren is een van de grote voordelen van Aespect. Met behulp van drones kunnen deze gegevens actueel worden gehouden. De gebouwen zijn vanuit de computer volledig in kaart te brengen en door de 3D-weergave kunnen beslissingen vanachter het bureau worden genomen, zonder fysiek naar de locatie te gaan. Dit beperkt het treffen van veiligheidsmaatregelen voor bijvoorbeeld een dakinspectie. “Wanneer er wel een locatiebezoek nodig is, kunnen we goed voorbereid op pad. Om bijvoorbeeld huurders in te lichten,” vult Bob aan.

Efficiëntie in onderhoudsplanning

De eerdere verspreiding van gegevens leidde soms tot ontbrekende data of dubbel werk, zoals drie keer naar dezelfde melding gaan. Nu niet meer. Aespect geeft je direct inzicht in wat écht nodig is: van achterstallig onderhoud tot concrete prioriteiten. De interactieve MJOP-planning in O-Prognose maakt het eenvoudig om onderhoud strak te organiseren en vooruit te plannen. En het mooiste? Je kunt aannemers niet alleen doelgericht aansturen, maar ook tijd besparen door op afstand precies te bepalen wat er moet gebeuren.

Een blik op de toekomst

De servicegemeente Dordrecht staat nu nog aan het begin van de mogelijkheden van Aespect. Momenteel gebruiken ze de software voor enkele panden, waaronder rijksmonumenten zoals het stadhuis van Dordrecht. Maar ook het Energiehuis en een dubbele gymzaal in het stadscentrum zijn ingevlogen. Binnenkort voegen ze nog dertien panden toe, verspreid over zes Drechtsteden-gemeenten. Met iedere toevoeging komen ze dichter bij een volledig digitaal overzicht van hun vastgoed!